Gratis styrelseplattform för föreningar
Styrelsearbete i en ideell förening görs på kvällar, av folk med jobb och barn. Verktygen får inte vara ännu en sak att lära sig. Ändå sitter de flesta styrelser med samma lapptäcke: mejltrådar, en delad mapp, ett kalkylark och en chattgrupp där besluten egentligen fattas.
Kort svar
En styrelseplattform ska hålla ihop möten, protokoll, beslut, dokument och medlemmar på ett ställe, och låta hela styrelsen komma åt allt utan att gå via en person. Gratisversioner skiljer sig mest i hur de begränsar: antal medlemmar, antal användare eller tillgång till historiken. Kontrollera alltid att ni kan få ut era data.
Vad problemet egentligen är
Det är inte att det saknas verktyg. Det är att kunskapen om föreningen bor i enskilda personers inkorgar. Sekreteraren har protokollen, kassören har ekonomin, ordföranden har medlemslistan, och när någon av dem slutar följer materialet med ut.
Varje ny styrelse ägnar därför sitt första halvår åt att rekonstruera vad den förra gjorde. Det är den tid en styrelseplattform faktiskt sparar, mer än de minuter den sparar på att skriva en dagordning.
Vad plattformen ska klara
Utgå från det ni redan gör varje år, inte från en funktionslista. Om verktyget inte hjälper med möten, protokoll, beslut, dokument och medlemmar är det bara ännu en inloggning.
- Kalla till möte och bygga dagordning som blir protokollmall
- Skriva, justera och signera protokoll digitalt
- En sökbar beslutslogg, så att ni hittar beslutet utan att läsa alla protokoll
- Dokumentarkiv med stadgar, avtal och versionshistorik
- Medlemsregister med grupper och behörigheter
- Uppgifter med ansvarig person och datum
- Utskick till medlemmarna
Vad "gratis" brukar betyda
Gratisplaner finns i tre varianter. Den ena är en begränsad version som är tänkt att bli trång. Den andra är en testperiod som kallas gratis. Den tredje är genuint gratis för den storlek av förening som produkten är byggd för.
Skillnaden märks inte första månaden. Den märks när föreningen vuxit, eller när ni vill ta ut ett års protokoll och upptäcker att arkivet ligger bakom en betalvägg.
- Finns det tak för antal medlemmar eller användare?
- Räknas hela styrelsen som användare, eller bara en administratör?
- Går det att komma åt gammal historik i gratisversionen?
- Kan ni exportera allt, när som helst, utan att kontakta support?
- Var lagras uppgifterna, och vem är personuppgiftsbiträde?
Föreningssystem är inte samma sak som styrelsesystem
De flesta svenska föreningstjänster är byggda för lagidrott eller för medlemsadministration. De är bra på närvarorapportering, lagkallelser och avgifter.
Styrelsearbetet är en annan uppsättning problem: dagordningar, justering av protokoll, beslutslogg, omröstningar, dokumentarkiv och attest. En förening vars administration handlar mer om styrelse och årsmöte än om matcher behöver kontrollera att just den delen finns.
GDPR är styrelsens ansvar, inte leverantörens
Föreningen är personuppgiftsansvarig för medlemmarnas uppgifter. Leverantören är personuppgiftsbiträde. Det betyder att ansvaret stannar hos styrelsen även när data ligger hos någon annan.
Därför ska ni ha ett biträdesavtal, veta var uppgifterna lagras och kunna svara en medlem som frågar vilka uppgifter ni har om hen. Ett kalkylark på en privat laptop klarar sällan något av det.
Att byta utan att tappa historiken
Flytta inte allt på en gång. Börja med nästa möte och ta ett år i taget bakåt när ni ändå letar efter något.
Det enda som verkligen måste med från start är stadgarna, senaste årsmötesprotokollet, aktuellt medlemsregister och de avtal föreningen är bunden av. Resten kan komma efter hand.
Håll nästa styrelsemöte i det nya verktyget, lägg in stadgarna, senaste årsmötesprotokollet och löpande avtal, och importera medlemsregistret från kalkylarket. Bestäm ett datum då mejltråden inte längre gäller. Gamla protokoll kan skannas i lugn takt efter det.
Asamla är gratis för föreningar
Inte en testperiod och inte en avsiktligt trång version. Basplanen är gratis för ideella och ekonomiska föreningar, och betalplanerna finns för dem som behöver mer kapacitet eller prioriterad support.
- Möten, dagordning, protokoll och digital signering
- Sökbar beslutslogg och omröstningar med spårbarhet
- Dokumentarkiv med mallar och versionshistorik
- Medlemsregister, grupper, avgifter och utskick
- Bokföring med kvittohantering och bankavstämning
- Svensk tjänst, data lagras inom EU
Vanliga frågor
Är Asamla verkligen gratis?
Ja, basplanen är kostnadsfri för ideella och ekonomiska föreningar och kräver inget kreditkort. Betalplaner finns för föreningar som vill ha extra kapacitet eller prioriterad support.
Vad ska en styrelseplattform innehålla?
Möteshantering med dagordning, protokoll med justering och signering, en sökbar beslutslogg, dokumentarkiv, medlemsregister och utskick. Utan de delarna hamnar arbetet tillbaka i mejlen.
Kan vi flytta ut våra uppgifter om vi vill byta?
Ni ska alltid kunna exportera protokoll, medlemsregister och dokument. Kontrollera det innan ni flyttar in, oavsett leverantör. Föreningen är personuppgiftsansvarig och behöver kontroll över sina data.
Passar en styrelseplattform även för en liten förening?
Ja, och ofta bäst där. Små föreningar har oftast störst problem med att kunskapen sitter hos en enda person. Behovet handlar inte om storlek utan om kontinuitet.
Var lagras föreningens uppgifter?
Asamla lagrar all data inom EU och följer GDPR. Fråga alltid efter den uppgiften, och efter personuppgiftsbiträdesavtal, innan ni väljer ett system.
Uppdaterad . Innehållet är allmän vägledning, inte juridisk rådgivning.
Redo att samla allt på ett ställe?
Starta gratis och se själv hur Asamla förenklar föreningslivet.