Gratis medlemsregister för föreningen
De flesta föreningar börjar med ett kalkylark. Det fungerar tills två personer har var sin version, någon har bytt adress i den ena, och kassören inte vet vilka som betalat årets avgift. Då är registret inte längre ett register utan en gissning.
Kort svar
Ett medlemsregister ska visa vilka som är medlemmar, sedan när, och hur föreningen når dem. Föreningen är personuppgiftsansvarig och ska bara spara det som behövs, skydda det och kunna visa en medlem vad som finns om hen. Asamla har ett gratis medlemsregister utan tak för antal medlemmar.
Vad registret ska innehålla
För en ideell förening finns inget lagkrav på medlemsregister, men stadgarna förutsätter nästan alltid ett: utan register går det inte att avgöra vem som har rösträtt på årsmötet. En ekonomisk förening och en bostadsrättsförening måste enligt lag föra en medlemsförteckning.
Håll registret så litet som möjligt. Det som inte behövs för att driva föreningen ska inte stå där.
- Namn och den kontaktuppgift ni använder, oftast e-post
- Datum för inträde, och utträde när det sker
- Medlemskategori om ni har flera, till exempel ungdom eller familj
- Om årets avgift är betald
- Postadress om ni skickar post eller stadgarna kräver det
GDPR är styrelsens ansvar
Föreningen är personuppgiftsansvarig för medlemsregistret, och det gäller även en liten förening med tjugo medlemmar. Den rättsliga grunden är oftast medlemsavtalet: ni behöver uppgifterna för att medlemskapet ska fungera.
Det betyder fyra saker i praktiken. Spara bara det som behövs. Låt bara de som behöver se registret se det. Kunna visa en medlem vilka uppgifter ni har om hen. Ta bort uppgifterna när någon lämnat föreningen och ni inte längre behöver dem.
Ligger registret hos en tjänst ska föreningen ha ett personuppgiftsbiträdesavtal med leverantören. Fråga också var uppgifterna lagras.
Varför kalkylarket slutar fungera
Ett delat kalkylark är gratis och duger länge. Problemen kommer med tiden: kopior som lever egna liv, en flik som någon råkade sortera, och ingen spårning av vem som ändrade vad.
Det svåraste är behörigheten. Antingen ser alla som har länken allt, även personnummer och adresser, eller så sitter registret hos en person och följer med när hen lämnar styrelsen.
Ett riktigt register hänger dessutom ihop med resten: vilka som betalat, vilka som fick kallelsen, vilka som är med i vilken grupp.
Vad "gratis" brukar betyda för medlemsregister
Många medlemssystem tar betalt per medlem, eller har en gratisnivå som tar slut vid 50 eller 100 medlemmar. För en förening som växer betyder det att priset stiger just när den blir aktiv.
Kontrollera tre saker innan ni flyttar in: om det finns ett tak för antal medlemmar, om hela styrelsen kan logga in utan extra kostnad, och om ni kan exportera hela registret när ni vill.
Att flytta från kalkylarket
Städa först. Ta bort dubbletter och medlemmar som slutat, och bestäm vilka kolumner som faktiskt behövs. Det går fortare i kalkylarket än efteråt.
Importera sedan, och bestäm ett datum när kalkylarket slutar gälla. Spara den gamla filen arkiverad och oåtkomlig för andra, och radera den när ni är säkra på att allt kommit med.
Medlemsregistret i Asamla, gratis
Medlemsregister, grupper och roller ingår i Gratis-planen, utan tak för antal medlemmar eller användare.
- Medlemsregister med grupper, roller och behörigheter
- Importera från kalkylarket, sparat som CSV
- Bjud in medlemmar med e-post eller en länk
- Medlemsavgifter med Swish och kort kopplade till registret
- Utskick till alla, en grupp eller enskilda medlemmar
- Personuppgiftsbiträdesavtal ingår, och uppgifterna lagras i Sverige
Vanliga frågor
Finns det ett gratis medlemsregister för föreningar?
Ja. Asamlas medlemsregister ingår i Gratis-planen, utan tak för antal medlemmar eller användare och utan tidsgräns. Medlemsavgifter kan tas in med Swish och kort mot en serviceavgift per betalning.
Måste en ideell förening ha ett medlemsregister?
Det finns inget lagkrav, men utan register går det inte att avgöra vem som har rösträtt på årsmötet, och de flesta stadgar förutsätter ett. Ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar måste föra medlemsförteckning enligt lag.
Får föreningen spara medlemmarnas personnummer?
Bara om det behövs, till exempel för bidragsansökningar som kräver det. Personnummer kräver särskilt skydd, och för de flesta föreningar räcker namn, kontaktuppgift och inträdesdatum.
Hur länge får vi spara uppgifter om en medlem som slutat?
Så länge ni har ett behov, till exempel för bokföringen eller en pågående fråga. Därefter ska uppgifterna tas bort. Bestäm en rutin, till exempel en genomgång efter varje årsmöte.
Uppdaterad . Innehållet är allmän vägledning, inte juridisk rådgivning.
Redo att samla allt på ett ställe?
Starta gratis och se själv hur Asamla förenklar föreningslivet.