Integritetspolicy

Senast uppdaterad: 2026-10-12

Asamla AB, org.nr 559564-0920 ("Asamla", "vi", "oss") behandlar personuppgifter enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Denna integritetspolicy beskriver hur vi samlar in, använder och skyddar uppgifterna när du använder vår plattform.

Vem som ansvarar för vad

• Asamla är personuppgiftsansvarig för ditt konto och din inloggning, för vår drift- och fellogg, för produktanalys, för guiden på Upptäck och för appen i ChatGPT.
• Föreningen är personuppgiftsansvarig för det den lägger in och hanterar i Asamla: medlemsregistret, möten och protokoll, dokument, bokföring, lön, föreningens e-post och handlingar till banken. Asamla behandlar de uppgifterna som föreningens personuppgiftsbiträde, enligt föreningens instruktioner. Frågor om dem vänder du dig i första hand till föreningen med.

1. Vilka uppgifter vi samlar in

Vi samlar in följande kategorier av personuppgifter:

• Kontouppgifter – namn, e-postadress och lösenord vid registrering.
• Föreningsinformation – föreningsnamn, organisationsnummer och medlemsuppgifter som du lägger in.
• Användningsdata – teknisk information som IP-adress, enhetstyp, webbläsare och hur du interagerar med tjänsten.
• Kommunikationsdata – meddelanden, mötesprotokoll och dokument som skapas i plattformen.
• Betalningsuppgifter – betalningar med Swish och kort hanteras av betalleverantören Ping Payments AB. Hos oss sparas belopp, status och betalningsreferens, aldrig kort- eller bankuppgifter.
• Föreningens e-post – e-post som skickas till och från föreningens adress i Asamla: avsändare, mottagare, ämne, innehåll, bilagor, kontakter och anteckningar i konversationen.
• Handlingar till banken – när föreningen tar fram handlingar till sin bank innehåller de styrelseledamöternas namn, personnummer, e-post och telefon, eftersom banken kräver det.
• Bokföring och lön – verifikationer, underlag, fakturor och, om föreningen använder lön, anställdas personnummer, bankkonto, lön, skatteuppgifter och frånvaro, till exempel sjukdagar. Fakturor, lönebesked och deklarationer som föreningen skickar sparas exakt som de skickades.

2. Rättslig grund för behandling

Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av följande rättsliga grunder:

• Avtal – för att tillhandahålla tjänsten enligt våra användarvillkor.
• Berättigat intresse – för att förbättra tjänsten, säkerställa driftsäkerhet, förebygga missbruk och erbjuda AI-funktionerna, som föreningen kan stänga av (se avsnitt 8).
• Samtycke – för marknadsföring och analytiska cookies.
• Rättslig förpliktelse – för bokförings- och skatteändamål.

3. Hur vi använder dina uppgifter

Vi använder dina uppgifter för att:

• Skapa och administrera ditt konto.
• Tillhandahålla, underhålla och förbättra plattformen.
• Hantera betalningar och fakturering.
• Skicka servicemeddelanden och viktig information.
• Analysera användningsmönster för att förbättra användarupplevelsen.
• Tillhandahålla AI-baserade funktioner såsom mötesreferat, dokumentsammanfattning och bokföringshjälp.
• Förebygga bedrägerier och säkerhetshot.

4. Delning av uppgifter

Vi säljer aldrig dina personuppgifter. Vi delar uppgifter med följande underleverantörer som hjälper oss att driva plattformen. De behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträden, och vi har personuppgiftsbiträdesavtal (DPA) med var och en:

Listan finns också på sidan Underbiträden, där du kan se när den senast ändrades.

Självständigt personuppgiftsansvariga mottagare. Ping Payments AB ansvarar självt för de uppgifter det behandlar vid betalningar och kundkännedom. Skatteverket tar emot de deklarationer föreningen lämnar via Asamla. Banken tar emot de handlingar föreningen lämnar in. Vi kan också dela uppgifter med andra myndigheter om vi är skyldiga enligt lag.

5. Lagring och säkerhet

Databasen, med bland annat bokföring och medlemsregister, och dess säkerhetskopior finns hos Supabase i Stockholm, och våra serverfunktioner körs i Stockholm. Filer, till exempel kvitton och dokument, lagras hos Vercel i Stockholm. Varje natt tar vi dessutom krypterade säkerhetskopior: databasens sparas hos Vercel och filernas hos Supabase, båda i Stockholm, så att ingen leverantör ensam har den enda kopian. Uppgifter som raderas i tjänsten finns kvar i säkerhetskopiorna tills de tas bort därifrån. Flera av våra underleverantörer är baserade i USA. Supabases support kan i felsökning se driftloggar och metadata från USA och Singapore, men inte innehållet i databasen utan vårt uttryckliga medgivande. När personuppgifter överförs utanför EU/EES sker det med stöd av EU-US Data Privacy Framework (DPF) eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC).

Vi använder branschstandard-säkerhetsåtgärder inklusive kryptering i vila och under överföring, åtkomstkontroller och regelbundna säkerhetsgranskningar.

Hur länge vi sparar uppgifter

• Kontouppgifter: så länge kontot finns. Raderar du kontot avidentifieras dina uppgifter.
• Bokföring, underlag och lön: sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen. Det gäller också fakturor, lönebesked och deklarationer som de skickades, och varje version av föreningens systemdokumentation. En medlem som bokföringen nämner avidentifieras i stället för att raderas, så att bokföringen fortfarande går att följa.
• När en förening slutar använda Asamla kan den under 30 dagar ladda ner ett arkiv med hela bokföringen. Därefter raderas föreningens personuppgifter, utom räkenskapsinformationen, som vi bevarar skrivskyddad för föreningens räkning tills bokföringslagens tid har gått ut för det sista räkenskapsåret och sedan raderar. Under den tiden kan föreningen begära ut arkivet från oss.
• Föreningens e-post: en konversation tas bort, med e-post och bilagor, 24 månader efter det senaste meddelandet. E-post från avsändare som föreningen inte har godkänt tas bort efter 30 dagar. Bilagor som föreningen har fört över till bokföringen sparas där som underlag enligt bokföringslagen.
• Underlag som mejlas till föreningens inkorgsadress i bokföringen: mejlets text tas bort efter 90 dagar. Bilagorna sparas som underlag enligt bokföringslagen.
• Samtal med assistenten: 180 dagar efter det senaste meddelandet.
• Råa transkriptioner av möten: 12 månader. Protokollet sparas så länge föreningen vill.
• Logg över vem som har läst eller ändrat personuppgifter som personnummer: 24 månader.
• Drift- och fellogg: 90 dagar.
• IP-adresser i våra begränsningar av antalet anrop (till exempel för appen i ChatGPT och guiden på Upptäck): högst två dygn.

6. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att:

• Begära tillgång till dina personuppgifter (registerutdrag).
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter.
• Begära radering av dina uppgifter ("rätten att bli bortglömd").
• Begära begränsning av behandling.
• Invända mot behandling.
• Begära dataportabilitet.
• Återkalla samtycke.

När du är inloggad kan du själv ladda ner en kopia av din data och begära radering av ditt konto på sidan Integritet & data.

Kontakta oss på hej@asamla.se för att utöva dina rättigheter. Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

7. Cookies

Vi använder cookies och liknande tekniker för att tjänsten ska fungera och för att analysera hur den används.

Nödvändiga cookies

Dessa cookies krävs för autentisering, sessionshantering och säkerhet. De går inte att stänga av eftersom plattformen inte fungerar utan dem.

Analytiska cookies

Med ditt samtycke använder vi Mixpanel för att analysera hur plattformen används — vilka sidor som besöks, vilka funktioner som används och hur användare interagerar med tjänsten. Analysen kopplas till ditt konto med namn och e-postadress och används endast för att förbättra tjänsten. Med samma samtycke mäter Vercel Speed Insights hur snabbt sidorna laddas, utan att något lagras på din enhet.

Drift- och fellogg

När du är inloggad loggar vi själva, utan cookies och utan att lagra något på din enhet, vilka sidor i Asamla du besöker och hur länge, samt fel som uppstår för dig — till exempel ett anrop som misslyckas eller en sida som inte kan visas. Det gör vi med stöd av berättigat intresse, för att kunna hitta och rätta fel och förstå hur tjänsten används. Loggen sparas i vår egen databas i 90 dagar, endast Asamlas personal kan se den, och den raderas om du raderar ditt konto. Därefter finns bara summor per dag kvar, utan koppling till dig.

När du först besöker Asamla visas en cookie-banner där du kan välja mellan "Acceptera alla", "Endast nödvändiga" eller "Anpassa". Du kan när som helst ändra dina inställningar på vår cookie-inställningssida.

8. AI-behandling

Asamla använder AI för assistenten, mötesreferat, transkribering, dokument- och stadgesökning, läsning av kvitton och förslag i bokföringen. När du använder dessa funktioner kan text från dina meddelanden, mötesprotokoll, dokument eller bokföring skickas för bearbetning.

Språkmodellerna, transkriberingen av ljudfiler och sökindexet körs hos Berget AI inom EU. Röstläget i assistenten använder OpenAI i USA, och realtidstranskribering av möten använder ElevenLabs och Recall AI i USA. Överföringar till USA sker med stöd av EU-US Data Privacy Framework eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Innan text skickas från assistenten, från förslagen i bokföringen och från mötesfunktionerna ersätts medlemmarnas fullständiga namn med platshållare, och namnen sätts tillbaka först i svaret du ser. Dokument, kvitton, e-post, ljud och texten i sökindexet skickas som de är. Samtliga AI-leverantörer agerar som personuppgiftsbiträden. AI-funktionerna erbjuds med stöd av berättigat intresse.

Assistenten läser bara det du själv har behörighet att se i föreningen. Samtal med assistenten sparas i 180 dagar efter det senaste meddelandet. En administratör kan stänga av AI för hela föreningen under Organisation › AI-användning; då skickas ingenting från föreningen till AI-leverantörerna.

Guiden på Upptäck

På Upptäck och på föreningarnas offentliga sidor finns en guide som svarar på frågor. Guiden är en AI. Den får din fråga och det som redan är offentligt på sidan, till exempel föreningens namn, ort, beskrivning, evenemang och offentliga inlägg, men inga medlemsuppgifter och ingenting från en förening som har stängt av AI. Samtalen sparas inte. För att begränsa antalet frågor sätter guiden en nödvändig kaka med ett slumpmässigt id som gäller i 30 dagar. Asamla ansvarar för guiden, med stöd av berättigat intresse.

Föreningens e-post och AI

Om föreningen använder sin e-post i Asamla kan assistenten läsa e-posten och föreslå svar åt den som har behörighet att läsa föreningens e-post. Den som kopplar en egen AI-klient till Asamla (MCP) kan låta den läsa samma e-post, med samma behörighet.

Asamla i ChatGPT

Asamla finns som app i ChatGPT. Den svarar på frågor om föreningar utan att du har ett konto hos oss, med hjälp av vår föreningskunskap, våra mallar och guider och vår bidragsdatabas. Dina frågor och ChatGPT:s svar lagras inte hos Asamla; för samtalet i ChatGPT ansvarar OpenAI. Ber du ChatGPT spara ett dokument i Asamla lagrar vi dokumentets titel och text i 30 dagar så att du kan hämta det med länken du får. Sparar du det i en förening tas utkastets text, titel och föreningsnamn bort 30 dagar senare. Ett konto som skapas via länken märks med att det kom från ChatGPT, så att vi kan se om appen är till nytta.

9. Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera denna policy vid behov. Vid väsentliga ändringar meddelar vi dig via e-post eller i tjänsten. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på denna sida.

10. Kontakt

Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter? Kontakta oss:

• E-post: hej@asamla.se
• Asamla AB