Medlemskommunikation i föreningen
De flesta föreningar har fem kanaler och ingen plan. Kallelsen kommer i mejl, ändringen i en chattgrupp, protokollet ligger i en mapp som halva styrelsen inte hittar, och den som inte är med i gruppen får veta saker sist. Det här går att lösa utan att köpa fler verktyg.
Kort svar
Dela upp kommunikationen efter hur bråttom det är och hur formell informationen är. Formella kallelser och beslut går via e-post eller en plats där de arkiveras, snabba praktiska frågor via chatt, och allt som medlemmen ska kunna hitta i efterhand ska finnas på en sida som inte kräver att man scrollar bakåt i ett flöde.
Bestäm vad varje kanal är till för
Problemet är sällan att det saknas kanaler. Det är att ingen vet vilken som gäller. När kallelsen till årsmötet kommer som ett meddelande i en chattgrupp har den formellt inte nått alla medlemmar, även om alla råkar läsa den.
Skriv ned fördelningen i ett styrelsebeslut. Då finns den kvar när styrelsen byts ut, och nästa ordförande slipper uppfinna den på nytt.
| Kanal | Passar för |
|---|---|
| E-post till alla medlemmar | Kallelser, årsmöte, avgifter, det formella |
| Chatt eller grupp | Snabba frågor, praktiskt under en aktivitet |
| Föreningens sida | Det som ska gå att hitta i efterhand |
| Notis i appen | Påminnelser med tidsgräns |
| Anslag i lokalen | Medlemmar som inte är digitala |
Kallelser har formkrav – chattgrupper har inga
Stadgarna anger hur kallelse till årsmötet ska ske och hur lång tid i förväg. Ofta står det "skriftligen" eller "via e-post och på föreningens webbplats", med två till fyra veckors varsel.
Följs inte det kan årsmötets beslut angripas. Det låter formalistiskt tills någon faktiskt vill riva upp ett beslut, och då är det precis den detaljen som avgör. Läs vad era stadgar säger, och skicka kallelsen på det sätt som står där även om ni också lägger ut den på fem andra ställen.
Gruppera medlemmarna
De flesta utskick berör bara en del av föreningen. Ungdomssektionen, arbetsgruppen för lokalen, de som anmält sig till våravslutningen. Skickar ni allt till alla lär sig medlemmarna att det mesta inte gäller dem, och då når ni inte fram den gång det är viktigt.
Grupper i medlemsregistret löser det, och de löser samtidigt behörigheterna. Arbetsutskottets underlag behöver inte ligga öppet för alla 300.
Dela upp efter det ni redan har: sektioner och åldersgrupper, styrelse och utskott, funktioner som tränare eller lokalansvariga, och tillfälliga grupper för ett projekt.
Nå dem som inte läser mejl
Varje förening har medlemmar som inte öppnar e-post. Ofta är det de äldsta och de yngsta, av helt olika skäl. Att lösa det med "de får fråga någon" gör att samma personer alltid hamnar utanför.
Ha minst en väg till som inte kräver att man loggar in någonstans. Ett anslag i lokalen, en öppen sida på webben, eller en ringlista för de tio som behöver ett samtal. Det tar en kvart och gör årsmötet mer representativt.
Kontaktuppgifterna tillhör föreningen
Om medlemslistan ligger i ett kalkylark på en privat dator är den föreningens största sårbarhet. Den försvinner vid ett byte av ordförande, och under tiden finns den i flera versioner som skiljer sig åt.
Det är också en GDPR-fråga. Föreningen är personuppgiftsansvarig för medlemmarnas uppgifter, vilket förutsätter att föreningen vet var de finns och vem som kommer åt dem.
Håll er till ett register i stället för fem kalkylark, låt medlemmen uppdatera sina egna uppgifter, håll reda på vilka förtroendevalda som har åtkomst och gallra uppgifterna om den som lämnat föreningen.
Så gör ni det i Asamla
Medlemsregistret är utgångspunkten för allt som skickas. Grupperna ni redan har styr både vem som får utskicket och vem som kommer åt dokumenten.
- E-post och notiser till hela föreningen eller en vald grupp
- Grupper som styr både utskick och behörigheter
- Publik föreningssida för kallelser och det som ska vara sökbart
- Medlemmarna uppdaterar sina egna kontaktuppgifter
- Chatt i plattformen, med Slack-synk för er som redan bor där
Vanliga frågor
Räcker det att kalla till årsmöte i en chattgrupp?
Nej, om stadgarna anger ett annat sätt. Kallelsen ska gå ut på det sätt och inom den tid som stadgarna föreskriver, annars kan besluten på mötet angripas. Chattgruppen kan komplettera, men inte ersätta.
Vem i föreningen får se medlemmarnas kontaktuppgifter?
De förtroendevalda som behöver dem för sitt uppdrag. Föreningen är personuppgiftsansvarig och ska kunna redogöra för vem som har åtkomst och varför.
Hur når vi medlemmar som inte använder e-post?
Ha minst en analog väg parallellt: anslag i lokalen, brev inför årsmötet eller en ringlista. Det brukar handla om ett fåtal personer, men de missar annars allt.
Behöver vi en app för medlemskommunikationen?
Nej. E-post når fler än någon app. Notiser är bra som påminnelse för det som har en tidsgräns, men bör inte vara enda vägen till viktig information.
Uppdaterad . Innehållet är allmän vägledning, inte juridisk rådgivning.
Redo att samla allt på ett ställe?
Starta gratis och se själv hur Asamla förenklar föreningslivet.