Skriva protokoll gratis i föreningen
Ett protokoll kostar ingenting att skriva. Det som kostar är tiden runt det: dokumentet som skickas fram och tillbaka, justeraren som ska få det utskrivet, och mappen där ingen hittar förra årets beslut. Den här guiden handlar om båda delarna.
Kort svar
Ett föreningsprotokoll kan skrivas gratis i vilket dokumentverktyg som helst, och ett protokollverktyg som Asamla är gratis för föreningar. Protokollet ska visa datum, närvarande, vilka beslut som fattades och vem som justerat det. Justering och signering får göras digitalt om inte stadgarna säger annat.
Vad protokollet måste innehålla
För en ideell förening finns ingen lag som säger exakt hur ett protokoll ska se ut. Det är stadgarna och praxis som gäller. För ekonomiska föreningar och bostadsrättsföreningar ställer lagen om ekonomiska föreningar krav på att styrelsens och stämmans beslut protokollförs.
Oavsett föreningsform är det samma uppgifter som gör ett protokoll användbart när någon frågar ett år senare, eller när banken vill veta vem som får teckna föreningen.
- Föreningens namn, mötets art, datum, tid och plats
- Vilka som var närvarande, och vem som var ordförande och sekreterare
- Att mötet öppnades och var beslutsmässigt
- Val av justerare
- Varje punkt på dagordningen, numrerad med paragraf
- Beslutet ordagrant, med belopp, datum och ansvarig person där det finns
- Att mötet avslutades, och underskrifter från sekreterare och justerare
Beslutsprotokoll eller fullständigt protokoll
De flesta styrelser skriver beslutsprotokoll: vad som beslutades, inte vem som sa vad. Det är kortare, går fortare att justera och räcker för nästan allt en förening behöver visa upp.
Ett fullständigt protokoll med diskussionen återgiven behövs sällan. Det kan vara motiverat när ett beslut är omstritt, och då är det oftare en reservation till protokollet som är rätt verktyg: den som är emot ett beslut får sin avvikande mening antecknad.
Skriv besluten så att de går att förstå utan att ha varit på mötet. "Beslutades enligt förslag" säger ingenting om förslaget inte står med.
Gratis i ett vanligt dokument
Det går utmärkt att skriva protokollet gratis i Google Docs, Word eller LibreOffice, utifrån en mall. Börja med dagordningen, så blir den protokollets skelett och sekreteraren fyller i besluten under mötet.
Nackdelen syns först efteråt. Dokumentet ska mejlas till justeraren, rättas, skrivas ut, signeras och skannas. Sedan hamnar det i en mapp som tillhör sekreteraren, och när sekreteraren lämnar styrelsen följer mappen ofta med.
Beslut går heller inte att söka fram. Vill någon veta när avgiften senast höjdes får hen läsa protokoll för protokoll.
Justering och signering utan att skriva ut
Svensk rätt ställer inga formkrav på hur ett föreningsprotokoll undertecknas. En elektronisk signatur gäller, så länge det går att visa vem som signerat och att texten inte ändrats efteråt. Kontrollera bara att stadgarna inte kräver något annat.
Ett undantag är banken. Flera storbanker vill i dag ha protokoll som visar vem som tecknar föreningen underskrivna för hand. Det protokollet kan ni fortfarande skriva digitalt och skriva ut för just det ändamålet.
Justeringen bör vara klar inom ett par veckor. För ekonomiska föreningar ska stämmoprotokollet finnas tillgängligt för medlemmarna senast tre veckor efter stämman.
Spara protokollen där föreningen hittar dem
Protokollen är föreningens minne. De ska ligga där hela styrelsen kommer åt dem, inte i en persons inkorg, och de ska finnas kvar när styrelsen byts ut.
Spara dem för alltid. Bokföringslagens sju år gäller räkenskapsinformation, men protokollen är det enda som visar vad föreningen beslutat, och revisorn, banken och nästa styrelse kommer att fråga.
Protokoll i Asamla, gratis
Hela kedjan från dagordning till signerat protokoll ingår i Gratis-planen, utan tak för antal möten, medlemmar eller användare.
- Dagordningen blir protokollmall automatiskt
- Mallar för styrelsemöte, årsmöte och konstituerande möte
- Justerare signerar via säker länk, utan konto i Asamla
- Signeringsintyg i protokollets PDF, med ett fingeravtryck för varje signatur
- Beslut hamnar i en sökbar beslutslogg, inte bara i en PDF
- Protokoll inlästa från PDF och Word, så att arkivet kan komma med
Vanliga frågor
Finns det ett gratis program för att skriva föreningsprotokoll?
Ja. Asamla är gratis för föreningar och har dagordning, protokoll, justering, digital signering och beslutslogg i samma flöde. Det går också att skriva protokollet gratis i Google Docs eller Word utifrån en mall, men justering och arkiv får ni då sköta själva.
Måste protokollet skrivas under för hand?
Nej, om inte stadgarna kräver det. En elektronisk signatur är giltig för ett föreningsprotokoll. I Asamla signerar justeraren med sitt namn eller en ritad signatur. Ska protokollet visas för banken kan banken däremot kräva underskrift för hand.
Vem ska skriva under protokollet?
Sekreteraren, som skrivit protokollet, och den eller de justerare som valdes på mötet. Många föreningar låter också ordföranden skriva under. Stadgarna kan säga mer.
Räcker det med beslutsprotokoll?
För nästan alla styrelsemöten, ja. Det viktiga är att varje beslut är begripligt för någon som inte var där, med belopp, datum och ansvarig. Den som vill reservera sig mot ett beslut ska få det antecknat.
Hur länge ska föreningen spara sina protokoll?
Det finns ingen gräns för protokoll i en ideell förening, och de bör sparas för alltid. Bokföringslagens krav på sju år gäller räkenskapsinformationen, inte protokollen.
Uppdaterad . Innehållet är allmän vägledning, inte juridisk rådgivning.
Redo att samla allt på ett ställe?
Starta gratis och se själv hur Asamla förenklar föreningslivet.