Gratis mötesverktyg för styrelsemöten och årsmöten
Ett styrelsemöte är gratis att hålla. Det kostar en kväll. Men runt mötet finns arbete som ofta landar på en och samma person: kallelsen, dagordningen, länken till dem som deltar på distans, protokollet, och påminnelsen om vem som skulle göra vad.
Kort svar
Ett bra möte kräver en kallelse i tid enligt stadgarna, en dagordning som skickas med, ett protokoll med beslut och justering, och en uppföljning av vad som ska göras. Allt detta går att sköta gratis. Asamla samlar kallelse, dagordning, protokoll, signering och uppgifter i ett gratis verktyg för föreningar. Videosamtalet tar ni i det verktyg ni redan har.
Kallelsen: i tid och till alla
Stadgarna avgör när och hur kallelsen ska gå ut. För årsmötet står det nästan alltid en tidsfrist, ofta två till fyra veckor, och ibland ett sätt, till exempel e-post eller anslag. Följs fristen inte kan besluten ifrågasättas.
För styrelsemöten är stadgarna oftast kortare. Praxis är att alla ledamöter, även suppleanter om de har närvarorätt, får kallelsen och dagordningen så tidigt att de hinner läsa underlagen.
Skicka underlagen med kallelsen. Ett beslut om en budget som ledamöterna ser för första gången på mötet blir antingen uppskjutet eller dåligt.
Dagordningen är protokollets skelett
En dagordning med numrerade punkter gör två jobb. Den talar om för ledamöterna vad som ska avgöras, och den blir rubrikerna i protokollet. Skriv punkterna som frågor att besluta om, inte som ämnen: "Beslut om hyresavtal för lokalen" säger mer än "Lokalen".
- Mötets öppnande och val av justerare
- Godkännande av dagordningen
- Föregående protokoll och uppföljning av beslut
- Ekonomi
- Beslutspunkter
- Övriga frågor och nästa möte
- Mötets avslutande
Delta på distans, gratis
För ett styrelsemöte är det oftast fritt att delta digitalt, om inte stadgarna säger något annat. Gratisversionerna av Microsoft Teams, Google Meet och Zoom fungerar men har tidsgränser för gruppmöten, så kontrollera att mötet får plats.
För årsmötet gäller stadgarna. Om de inte tillåter digitalt deltagande behöver de ändras innan ett årsmöte kan hållas helt eller delvis på distans.
Hur ni än gör: anteckna i protokollet vilka som deltog och hur, så att det går att visa att mötet var beslutsmässigt.
Efter mötet: besluten ska bli gjorda
Det vanligaste felet är inte ett dåligt möte utan ett möte vars beslut ingen följer upp. Varje beslut som kräver handling ska ha en ansvarig och ett datum, och nästa möte ska börja med att gå igenom dem.
Protokollet ska justeras inom ett par veckor, medan alla minns vad som sades. Ju längre det dröjer, desto svårare blir det att rätta.
Möten i Asamla, gratis
Möten, dagordningar, protokoll och digital signering ingår i Gratis-planen, utan tak för antal möten, medlemmar eller användare.
- Kallelse med dagordning och kalenderinbjudan i mejlen
- Dagordning från mall, som blir protokollet
- Möten och dokument skrivna från en kort beskrivning
- Närvaro, ordförande, sekreterare och justerare i protokollet
- Justering och signering via länk, utan konto
- AI-förslag på uppgifter och beslut att spara från mötet
- Beslutslogg, uppgifter och kalender i samma verktyg
Vanliga frågor
Finns det ett gratis verktyg för styrelsemöten?
Ja. Asamla är gratis för föreningar och samlar dagordning, protokoll, justering, digital signering, beslut och uppgifter. För själva videosamtalet kan ni använda gratisversionen av Teams, Google Meet eller Zoom.
Hur långt i förväg ska kallelsen till årsmötet skickas?
Det står i stadgarna, ofta mellan två och fyra veckor. Står det inget är praxis att kalla så tidigt att medlemmarna hinner läsa handlingarna och lämna motioner enligt stadgarnas frister.
Får styrelsemötet hållas digitalt?
Ja, om stadgarna inte säger något annat. Anteckna i protokollet vilka som deltog digitalt.
Vad ska en dagordning för styrelsemöte innehålla?
Mötets öppnande, val av justerare, godkännande av dagordningen, föregående protokoll, ekonomi, beslutspunkter, övriga frågor, nästa möte och mötets avslutande.
Uppdaterad . Innehållet är allmän vägledning, inte juridisk rådgivning.
Redo att samla allt på ett ställe?
Starta gratis och se själv hur Asamla förenklar föreningslivet.