Event för föreningar
Aktiviteterna är hela poängen med föreningen. Det är där medlemmarna faktiskt möts, och det är därför de förnyar medlemskapet. Administrationen runt dem är däremot ofta den del som slukar mest av en ideell arrangörs kvällar.
Kort svar
Ett föreningsevent behöver fyra saker för att sköta sig självt: en sida med all information, en anmälan som registrerar sig utan att någon skriver av den, betalning kopplad till anmälan och en deltagarlista som går att ta med. Deltagaravgifter är inte samma sak som medlemsavgifter och bedöms separat skattemässigt.
Börja med en sida, inte med ett utskick
Ett utskick försvinner. En sida ligger kvar, går att länka till och kan uppdateras när tiden ändras. Den som hör talas om aktiviteten i efterhand ska kunna hitta den utan att någon vidarebefordrar ett gammalt mejl.
Sidan behöver inte vara påkostad. Rubrik, tid, plats, vad det kostar, vad man ska ta med och en knapp för att anmäla sig. Utskicket skickar ni sedan med en länk dit.
Sidan behöver datum, klockslag och adress utskrivna i klartext, vem som arrangerar och hur personen nås, vad det kostar eller att det är gratis, och sista anmälningsdag om det finns en.
Anmälningar utan kalkylark
Anmälningar som kommer som mejl, sms och muntliga besked på träningen hamnar förr eller senare i ett kalkylark hos en person. Den listan stämmer aldrig helt, och den finns bara i en kopia.
Låt anmälan skrivas in en gång, av den som anmäler sig. Då slipper ni felstavade namn, dubbletter och den återkommande frågan om vem som egentligen anmält sig.
- Ett formulär som skapar raden i listan direkt
- Tak för antal platser, med väntelista när det är fullt
- Deltagaren kan avanmäla sig själv
- Hela arrangörsgruppen ser samma lista samtidigt
Deltagaravgifter och skatt
Medlemsavgiften är skattefri. En deltagaravgift är något annat och bedöms för sig. För en allmännyttig ideell förening är avgifter till aktiviteter som hör till ändamålet oftast skattefria, eftersom de har naturlig anknytning till verksamheten.
Det som kan bli skattepliktigt är verksamhet som drivs stadigvarande och liknar näringsverksamhet, exempelvis ett café som håller öppet året runt. En julmarknad en gång om året är en annan sak. Är ni osäkra på gränsdragningen, fråga Skatteverket innan ni bygger upp verksamheten.
| Intäkt | Normalt |
|---|---|
| Medlemsavgift | Alltid skattefri |
| Deltagaravgift till aktivitet inom ändamålet | Skattefri vid allmännyttighet |
| Lotteri, basar, korvförsäljning vid event | Hävdvunnen finansiering, skattefri |
| Stadigvarande försäljning utan koppling till ändamålet | Skattepliktig näringsverksamhet |
Uteblivna deltagare
Folk anmäler sig i mars och glömmer i april. Det är inte illvilja, det är hur kalendrar fungerar. En påminnelse två dagar före minskar bortfallet mer än någon annan enskild åtgärd.
Har aktiviteten begränsat antal platser gör påminnelsen dessutom att någon avanmäler sig i tid, så att platsen går till nästa på väntelistan.
Efteråt: det som brukar glömmas
Närvarolistan är inte bara en formalitet. Många kommunala och statliga bidrag räknas fram utifrån antal deltagartillfällen, särskilt för barn- och ungdomsverksamhet. En lista som fylls i i efterhand ur minnet är svår att stå för vid en granskning.
Samma sak gäller kvittona. Inköpen till aktiviteten ska in i bokföringen medan någon fortfarande minns vad de var till för.
Registrera närvaron samma dag, samla kvittona medan någon minns vad de var till för, och stäm av deltagaravgifterna mot bankkontot. Anteckna också vad som gick fel, för nästa arrangör.
Så gör ni det i Asamla
Kalender, anmälan, betalning och närvaro hänger ihop. Ni lägger upp aktiviteten en gång, och sidan, utskicket och listan följer med.
- Publik eventsida med egen länk, utan inloggning för besökaren
- Anmälan med platstak och väntelista
- Deltagaravgift som betalas i samband med anmälan
- Påminnelser före aktiviteten till alla anmälda
- Närvaro och intäkter samlade på aktiviteten
Vanliga frågor
Måste vi betala skatt på deltagaravgifter?
För en allmännyttig ideell förening är avgifter till aktiviteter som hör till föreningens ändamål normalt skattefria genom naturlig anknytning. Stadigvarande verksamhet utan sådan koppling kan däremot vara skattepliktig.
Behöver vi tillstånd för att arrangera ett event?
Det beror på arrangemanget. Offentliga tillställningar på allmän plats kräver tillstånd från polisen, servering av alkohol kräver serveringstillstånd och livsmedelsförsäljning kan kräva registrering hos kommunen. Mindre medlemsaktiviteter i egen lokal kräver oftast inget.
Hur hanterar vi personuppgifter i anmälningar?
Samla bara in det ni faktiskt behöver, berätta vad uppgifterna används till och radera dem när aktiviteten är avslutad och redovisad. Allergier och hälsouppgifter är känsliga personuppgifter och kräver extra försiktighet.
Kan icke-medlemmar delta i föreningens aktiviteter?
Ja, i de flesta fall. Öppna aktiviteter är ofta ett bra sätt att rekrytera nya medlemmar. Kontrollera bara att era stadgar och eventuella försäkringar täcker deltagare som inte är medlemmar.
Uppdaterad . Innehållet är allmän vägledning, inte juridisk rådgivning.
Läs vidare
Redo att samla allt på ett ställe?
Starta gratis och se själv hur Asamla förenklar föreningslivet.