Bokföring för föreningar
Bokföring är det arbete i en förening som oftast landar hos en person som inte bad om det. Reglerna är dessutom olika beroende på vilken sorts förening ni är, vilket gör att råd från en granne i en annan förening kan vara helt fel för er.
Kort svar
Ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar och samfällighetsföreningar är alltid bokföringsskyldiga. En ideell förening blir det om den bedriver näringsverksamhet, har anställda, är moderföretag eller har tillgångar över 1,5 miljoner kronor. Även föreningar utan skyldighet behöver en kassabok för att kunna redovisa ekonomin på årsmötet.
Först: vilken sorts förening är ni?
Det här är frågan som avgör allt annat. En bostadsrättsförening och en liten hembygdsförening lyder under helt olika krav, trots att båda kallas föreningar och båda har en kassör.
| Föreningsform | Krav |
|---|---|
| Ideell förening under gränserna | Ingen formell bokföringsskyldighet, men kassabok behövs i praktiken |
| Ideell förening över gränserna | Löpande bokföring och årsbokslut enligt bokföringslagen |
| Ekonomisk förening | Alltid bokföringsskyldig, årsredovisning enligt årsredovisningslagen |
| Bostadsrättsförening | Alltid bokföringsskyldig, årsredovisning som skickas till Bolagsverket |
| Samfällighetsförening | Bokföringsskyldig, omfattning beror på verksamhetens storlek |
Vad löpande bokföring faktiskt innebär
Att bokföra löpande betyder att affärshändelser registreras i takt med att de inträffar, inte i en klump i februari. Kontanta transaktioner ska bokföras senast dagen efter, övriga så snart det kan ske.
I praktiken innebär det att någon sätter av en stund varje månad. Den som gör det slipper sitta med ett års kvitton på ett köksbord i mars, och revisorn får något som faktiskt går att granska.
Varje transaktion behöver en verifikation, alltså ett kvitto, en faktura eller ett annat underlag. Verifikationerna numreras löpande så att de går att koppla till posten i bokföringen, bankkontot stäms av regelbundet, och allt sparas i sju år i ordnat skick.
Årsbokslut eller årsredovisning
De två orden blandas ihop ständigt, men de betyder olika saker. Ett årsbokslut är en intern sammanställning. En årsredovisning är ett formellt dokument med bestämt innehåll, som i vissa fall ska skickas in till Bolagsverket.
Bostadsrättsföreningar och ekonomiska föreningar upprättar alltid årsredovisning. En ideell förening utan bokföringsskyldighet klarar sig med en ekonomisk berättelse till årsmötet, alltså en resultat- och balansräkning som medlemmarna kan förstå.
Rutinen som håller även när kassören byts ut
Föreningars största ekonomiska risk är sällan fusk. Den är att all kunskap sitter hos en person, i en bokföring som bara finns i en fil på deras dator.
När den personen flyttar, blir sjuk eller tröttnar börjar nästa kassör från noll, ofta utan tillgång till föregående år. Det kostar mer i förlorad tid än något bokföringsprogram gör.
- Föreningen har ett eget bankkonto, aldrig kassörens privata
- Minst två personer i styrelsen kommer åt ekonomin
- Attestordning: den som gör inköpet godkänner det inte själv
- Bokföringen ligger där föreningen når den, inte på en privat dator
- Ekonomisk rapport som stående punkt på varje styrelsemöte
Moms – oftast inte, men kolla
Många föreningar är inte momspliktiga. En ideell förening som inte är skyldig att betala inkomstskatt är normalt inte heller momsregistrerad.
Undantagen finns där föreningen bedriver skattepliktig näringsverksamhet, och om omsättningen i sådan verksamhet passerar 80 000 kronor per år uppstår registreringsplikt. Det är en av de gränser som smyger sig på en förening som byggt upp en café- eller uthyrningsverksamhet.
Så gör ni det i Asamla
Bokföringen ligger i samma system som medlemsavgifterna och protokollen. Intäkter från avgifter och anmälningar hamnar i redovisningen utan att någon skriver in dem en gång till.
- Löpande bokföring med kvittohantering i mobilen
- Bankavstämning med AI-stöd som matchar transaktioner mot verifikationer
- Attestflöde så att inköp godkänns av rätt person
- Hela styrelsen kan följa ekonomin, inte bara kassören
- Allt ligger kvar när kassören byts ut
Vanliga frågor
Måste vår förening bokföra?
Ekonomiska föreningar, bostadsrättsföreningar och samfällighetsföreningar är alltid bokföringsskyldiga. En ideell förening blir det om den bedriver näringsverksamhet, har anställda, är moderföretag i en koncern eller har tillgångar över 1,5 miljoner kronor.
Hur länge ska föreningen spara bokföringen?
Sju år efter det räkenskapsår bokföringen avser. Det gäller både verifikationer och den sammanställda bokföringen, oavsett om de är på papper eller digitala.
Vad är skillnaden mellan årsbokslut och årsredovisning?
Ett årsbokslut är en intern sammanställning av räkenskapsåret. En årsredovisning följer årsredovisningslagens krav på innehåll och ska i vissa fall lämnas in till Bolagsverket. Bostadsrättsföreningar och ekonomiska föreningar upprättar årsredovisning.
Får kassören använda sitt eget konto för föreningens pengar?
Nej. Föreningens medel ska hållas åtskilda från privata. Ett eget konto i föreningens namn är både ett bokföringskrav i praktiken och ett skydd för kassören personligen.
Är vår förening momspliktig?
Oftast inte. En ideell förening som inte betalar inkomstskatt är normalt inte momspliktig. Bedriver ni skattepliktig näringsverksamhet med en omsättning över 80 000 kronor per år uppstår däremot registreringsplikt för den delen.
Uppdaterad . Innehållet är allmän vägledning, inte juridisk rådgivning.
Redo att samla allt på ett ställe?
Starta gratis och se själv hur Asamla förenklar föreningslivet.